Quand on cherche à réduire les coûts d’une flotte, on tombe vite sur le même discours : chacun vous parle de sa spécialité. Le vendeur de télématique vous dira que tout se joue dans le suivi des véhicules. Le vendeur de cartes carburant vous expliquera que le carburant est le nerf de la guerre. L’assureur, lui, ne vous parlera que de primes. Et chacun a raison, sur son périmètre.
Le problème, c’est qu’une flotte ne se résume pas à un poste. Vous pouvez gagner un peu sur le carburant et perdre bien plus sur les sinistres ou les frais de restitution, que personne ne suivait. Optimiser un seul poste, c’est regarder une pièce du puzzle en pensant avoir vu le tableau.
Notre métier, c’est la gestion de flotte dans son ensemble : c’est pourquoi nous partons toujours de la vue globale. Et la première étape, c’est de savoir ce que votre flotte vous coûte réellement.
Calculer le coût total de possession (TCO) de votre flotte
Avant de chercher à économiser, il faut savoir où part l’argent. Beaucoup de PME se retrouvent coincées à ce stade : le loyer est connu au centime, mais le reste est éparpillé entre plusieurs services et plusieurs tableurs.
Quels coûts inclure dans le TCO d’une flotte ?
C’est ce qu’on appelle le coût total de possession, ou TCO. Concrètement, c’est tout ce que coûte un véhicule, du jour où il arrive au jour où il repart :
- le loyer (si vous louez)
- l’amortissement et la perte de valeur à la revente (si vous êtes propriétaire)
- le carburant ou la recharge
- l’entretien
- les pneus
- l’assurance
- les sinistres
- les taxes (TVS, etc.)
- les amendes
- les frais de restitution
- l’immobilisation : un véhicule au garage coûte, même sans facture
- le temps administratif que tout ça demande
À retenir : le loyer est la partie visible de la facture. Le reste, celui qu’on ne suit pas, est souvent là où se trouvent les premières économies.
Calculer le TCO de sa flotte : données et coût au kilomètre
Premier réflexe : rassemblez ces données, véhicule par véhicule, sur les 12 derniers mois. Pas besoin d’un outil sophistiqué pour commencer, un tableau suffit.
Les informations sont probablement déjà chez vous : contrats de location, factures de carburant, relevés de l’assureur, avis de contravention, factures d’atelier.
Calculez ensuite un coût au kilomètre pour chaque véhicule. C’est ce qui rend les écarts les plus visibles. Vous verrez vite apparaître :
- un véhicule qui consomme beaucoup plus que les autres (un utilitaire qui dépasse de 20 % la moyenne de sa catégorie, par exemple)
- un conducteur qui cumule les sinistres
- un poste que personne ne suivait
C’est rarement agréable à découvrir, mais c’est précisément pour cela qu’il faut commencer par là. Sans cette vision, chaque économie reste une intuition.
Une fois votre TCO mis à plat, vous avez la carte complète de vos dépenses. Reste à savoir par où commencer.
Un poste mérite souvent d’être traité en premier : la sinistralité, qui pèse sur vos primes d’assurance, mobilise du temps administratif et immobilise des véhicules. Voyons comment reprendre la main dessus, avant de passer aux autres leviers.
Réduire les coûts liés aux sinistres de votre flotte
Les sinistres sont le poste qu’on sous-estime le plus dans la gestion d’une flotte d’entreprise.
On voit la facture du garage, et on s’arrête là.
Pourtant, un accident coûte bien plus que sa réparation : des frais d’immobilisation, une mobilité de remplacement à organiser, des heures passées en démarches administratives, et parfois des primes d’assurance qui grimpent au renouvellement.
Garder la maîtrise du coût de l’immobilisation
Quand un véhicule part au garage, la facture de réparation n’est qu’une partie de l’addition. Il y a aussi le collaborateur qui ne peut plus faire ses tournées, la mobilité de remplacement à trouver, les rendez-vous décalés. Et souvent, plus personne ne sait où en est le dossier.
Le réflexe à prendre : suivre chaque sinistre jusqu’au retour du véhicule. En sachant où en est la réparation et quand la voiture reviendra, vous pouvez prévoir une solution de remplacement, réorganiser les plannings et chiffrer ce que l’immobilisation vous a vraiment coûté.
Récupérer les sommes engagées après un sinistre non responsable
Votre véhicule a été percuté par un tiers ? Ne partez pas du principe que les frais sont pour vous. Franchise, frais d’immobilisation, véhicule de remplacement, perte de valeur : tout cela peut être réclamé.
Le recours direct auprès de l’assureur du tiers responsable, quand les conditions le permettent, évite que ces coûts restent à votre charge. Il peut aussi limiter l’impact du sinistre sur vos primes d’assurance au renouvellement.
Faut-il déclarer tous les sinistres de sa flotte ?
Chaque sinistre déclaré pèse sur la sinistralité de votre flotte, donc sur vos primes. Alors, faut-il tout déclarer ? Pas forcément. Pour un petit dommage dont le coût est proche de la franchise, il peut être plus malin de le régler directement : vous évitez une ligne de plus dans votre historique.
À l’inverse, un sinistre non déclaré peut vite devenir un problème s’il s’aggrave ou si un tiers se manifeste plus tard. L’idée n’est donc pas de cacher, mais d’évaluer au cas par cas : coût réel, responsabilité, impact sur la prime. Et tout dépend de votre contrat d’assurance.
Attention : cet arbitrage ne concerne que les dommages sans tiers ni blessé. Dès qu’une autre personne est impliquée, on déclare.
À retenir : un sinistre se pilote de bout en bout, de l’immobilisation au recours, en passant par la décision de le déclarer ou non. C’est là que se jouent vos primes de demain.
Lorsque les conditions le permettent, Flizy exerce le recours direct auprès de l’assureur du tiers responsable, une démarche encore peu proposée par les gestionnaires de flotte externalisés. Récupérer les sommes engagées après un sinistre non responsable peut aider à limiter l’impact sur les primes d’assurance au renouvellement.
Pour aller plus loin, lisez notre guide sur la gestion des sinistres de flotte.
Une fois la sinistralité sous contrôle, passons au poste qui revient chaque mois sur vos relevés : le carburant.
Réduire les dépenses de carburant de votre flotte
Le carburant, c’est le poste qu’on voit passer chaque mois, et sur lequel on a pourtant l’impression de ne rien pouvoir faire. C’est faux.
Pour reprendre la main sur votre budget carburant, trois leviers suffisent : suivre la consommation, sécuriser les achats avec des cartes carburant et agir sur la façon de conduire.
Repérer les écarts en suivant la consommation
Sans suivi, une surconsommation passe sous le radar : un véhicule mal
entretenu, des détours inutiles, un plein pour la voiture personnelle
ou une simple erreur de saisie. En comparant les litres aux 100 km,
les distances parcourues et les dépenses véhicule par véhicule, les écarts
inhabituels sautent aux yeux. Vous savez où agir en premier, et votre
budget carburant devient enfin prévisible.
Sécuriser les achats avec des cartes carburant
Fini les notes de frais à ressaisir et les tickets à retrouver au fond
d’une boîte à gants. Les cartes carburant centralisent les dépenses en
un seul endroit. Selon les offres, vous pouvez fixer des plafonds,
restreindre certains achats et suivre chaque transaction par véhicule ou
par conducteur. Résultat : moins de risques d’abus et un rapprochement
comptable nettement plus simple. Un point d’attention : comparez les
conditions tarifaires, les réseaux acceptés et les frais éventuels.
Une carte carburant simplifie le suivi, mais elle ne garantit pas à elle
seule un meilleur prix à la pompe.
Agir sur les comportements et sur le parc
La façon de conduire pèse directement sur la facture : accélérations
brusques, vitesse excessive, moteur qui tourne à l’arrêt, pneus
sous-gonflés. Quelques rappels d’éco-conduite, un suivi des consommations
dans le temps et un contrôle régulier de la pression des pneus suffisent
souvent à faire baisser la dépense. Pensez aussi au choix des véhicules :
une motorisation adaptée à l’usage (trajets urbains, longues distances,
transport de charges) fait la différence sur plusieurs années.
Les indicateurs à suivre pour maîtriser le budget carburant de votre flotte
Pas besoin de vingt tableaux de bord. Quatre indicateurs suffisent pour repérer les écarts et voir comment ils évoluent dans le temps.
| Indicateur |
À quoi sert-il ? |
| Consommation (L/100 km) |
Repérer les véhicules dont la consommation dérive sans raison apparente. |
| Coût du carburant par kilomètre |
Comparer le coût d’utilisation des véhicules, quelles que soient les distances parcourues. |
| Dépenses par véhicule |
Comparer chaque véhicule au budget prévu et repérer ceux qui s’en écartent. |
| Évolution mensuelle |
Savoir si la hausse vient du prix du carburant ou d’une augmentation des consommations. |
La télématique et un logiciel de gestion de flotte facilitent ce suivi au quotidien : consommations, kilomètres et comportements de conduite remontent sans ressaisie. Mais un véhicule mal entretenu ou aux pneus usés consomme davantage et coûte plus cher à l’usage. C’est justement le sujet de la section suivante : l’entretien
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